«Eigentlich gehören diese Unterlagen meines Kinder-OL nicht hierher», denke ich beim Stöbern im «Archivschrank» der OLG Biberist SO im Materiallager in Bellach. 

Ja, was gehört denn in ein Archiv? Irgendwie beschäftigte mich diese Frage. Zufälligerweise publizierte Vitamin B, Fachstelle für Vereine, eine Neuauflage der Arbeitshilfe «Das Vereinsarchiv» der Historikerin und Leiterin des Staatsarchiv Aargau. Das Staatsarchiv Aargau fördert die Archivtätigkeit im Wissen darum, dass Vereine die gesellschaftliche Entwicklung widerspiegeln. So sind sie für die Geschichtsforschung bedeutsam. 

«Das Archivieren von Vereinsakten ist zwar mit Aufwand verbunden, aber gleichzeitig macht das Vereinsarchiv auch die Leistungen der ehrenamtlichen Arbeit sichtbar», bilanzierte Andrea Voellmin.

Was soll und muss archiviert werden?

Gründungsprotokoll, Statuten und deren Änderungen, Jahresbericht, Jahresrechnung (10 Jahre Pflicht), Protokoll der GV, Mitgliederlisten, Vorstandsprotokolle, Vereinsprogramme. Wenn vorhanden: Fotos, Filme, Zeitungsausschnitte.

Sonst gibt es in der Schweiz keine Vorschriften zur Aufbewahrung der Unterlagen. 

Wie gehen Profis beim Archivieren vor?

Sie erstellen einen Archiv- und Registraturplan.      

Die Kontakte zum Staatsarchiv Aargau und zum Staatsarchiv Solothurn lieferten die Grundlagen für einen solchen Plan. Er klärt im Voraus Fragen wie: «Welche Systematik entwickeln wir für unsere Ablage? Was soll unter welchem Stichwort abgelegt werden, was wird nicht archiviert? Wie berücksichtigen wir die Kompatibilität mit der aktuellen Vereinsablage?”

Bei fachlichen Fragen durfte ich jeweils bei einer Archivarin nachfragen. Sie freute sich über unser Engagement und stellte uns ihr langjähriges Wissen zur Verfügung.

So lagert zum Beispiel das älteste Dokument zuunterst im Aktenumschlag und die neueren in zeitlicher Abfolge obenauf. Bei mehreren Aktenumschlägen zum gleichen Thema, wird durchnummeriert.  Der Aktenumschlag Nummer 1 enthält die ältesten Dokumente und liegt zuoberst in der Archivschachtel. 

Wer hilft mit 50 Ordner zu durchforsten?

Als der Vorstand grünes Licht zum Archiv gab, machte ich mich auf die Suche nach Mitstreitern. Was konnte mir Besseres passieren als Gründungsmitglied Ruedi Bösch für die Mitarbeit zu gewinnen? Gemeinsam erarbeiteten wir aufgrund der Ablagestruktur für Gemeinden des Staatsarchivs Solothurn den Registraturplan für die OLG Biberist SO und legten ihn dem Vorstand zur Genehmigung vor.

 Es war wohl glückliche Fügung, dass Ursi Marty an der GV 2024 Tischnachbarin von Ruedi Bösch war. Sie meldete sich an der GV spontan zur Mitarbeit.Wie macht man das praktisch?

Erahnend, dass das eine rechte Auslegeordnung würde, gelangte ich mit einer Raumanfrage an die Gemeinde Biberist. Und die zeigte sich sehr grosszügig und stellte uns ihr Sitzungszimmer Schachen kostenlos zur Verfügung. 

Aufgrund des Registraturplans hatte ich grosse OL-Karten beschriftet, um das gesichtete Material ein erstes Mal geordnet ablegen zu können. Ruedi war es, der das ganze Archivierungsmaterial bei der Firma Oekopack Conversus AG in Spiez persönlich abholte und so dem Verein die hohen Portokosten ersparte. 

Dann ging es an die Arbeit. Das jahrzehntealte Archivmaterial wurde von rostigen Büroklammern, Post it oder Plastikmäppchen befreit. Die Erfahrungen von Ruedi Bösch als Gründungsmitglied, Trainingsleiter, Laufleiter, … sowie Ursi Marty als ehemaliges Vorstandmitglied, Laufleiterin, Trainingsbegleiterin, … waren sehr wertvoll, wenn es darum ging Archivwürdiges einzuordnen. Blatt für Blatt musste durchgesehen und bewertet werden. Bei Mehrfachexemplaren wurde das schönste Exemplar jeweils archiviert. In stetem Austausch, aber dennoch mit grosser Konzentration, wurde Ordner für Ordner durchgearbeitet und dann entsorgt. Ursi brachte es kaum übers Herz die Metallbügel des ersten Ordners von 1977 herauszutrennen. Er war von Fritz Gribi, dem ersten Präsidenten, erstellt worden. 

Fotos waren eine Rarität. Unverhofft tauchten aber Fotos von einem OL in Frankreich auf. Der Zufall wollte es, dass wir drei uns auf einer Gruppenaufnahme erkannten. Wann war das gewesen, und wo genau? Erinnerungen kamen auf, Details waren präsent, aber partout nicht der genaue Ort und das Jahr. «Auf dem Foto halte ich unsere kleine Tochter Clara auf dem Arm und meine Frau ist auch dabei», bemerkte Ruedi, «ich nehme das Foto mit nach Hause und frage nach.» Tatsächlich! Seine Frau Anne-Françoise wusste Bescheid: 5 Tage OL in Les Rousses, F, 1994. Und Ursi brachte beim nächsten Mal ihr Fotoalbum 1994 mit.

Auch wenn der Registraturplan eine grosse Hilfe war, brauchte es immer wieder den Austausch: Kommt das ins Archiv? Ist das bei dir schon aufgetaucht? Wo hast du es abgelegt?

Zum Schluss ging es darum die entstandene Ablage nochmals zu überprüfen, und wichtige Dokumente aufzulisten. Dann wurde alles in die beschrifteten Aktenumschläge gelegt und in der entsprechenden Archivschachtel versorgt. Der Registraturplan wurde mit den aufgelisteten Dokumenten zum Archivplan.

Wie gross war der Aufwand?

Im Februar 2024 starten wir mit zwei Halbtagen. Doch schon bald war uns klar, dass wir ganze Tage einplanen mussten, um besser vorwärtszukommen. Wir konnten immer noch eine längere Mittagspause machen. Doch Pausen wurden dann höchstens gemacht, um kurz etwas zu essen und Erinnerungen auszutauschen. So schafften wir es, die ganze Sammlung in acht Tagen zu archivieren.

Wie geht es mit dem Vereinsarchiv weiter?

Mehrere Anfragen das Archiv an einem staubfreien, trockenen Ort lagern zu können, wurden abschlägig beurteilt. So befindet es sich zurzeit bei Jacqueline Bill.Der Vorstand evaluiert eine Lösung zur Digitalisierung des Archives mit dem Ziel, dieses den Mitgliedern zugänglich zu machen (auch im Hinblick auf das Jubiläumsjahr 2027).

Dank

Ich bedanke mit beim Vorstand für das Unterstützen meiner spontanen Idee die ungeordnete Sammlung, die immer schon als Archiv bezeichnet wurde, richtig zu archivieren.

Ein besonderer Dank gilt Ursi Marty und Ruedi Bösch für ihre motivierte, humorvolle und sehr geschätzte Mitarbeit. Dank euch haben wir nun ein Archiv, das seinen Namen verdient!

Fotos: J. Bill